Ben je op zoek naar manieren om sneller je douaneaangiften af te handelen én tijd en kosten te besparen? Dan zit je goed. In deze blog delen we 10 redenen waarom het zelf doen van je douaneaangiften bij steeds meer bedrijven de voorkeur krijgt boven het uitbesteden ervan.
Van kostenbesparing en tijdsbesparing tot flexibiliteit en risicovermindering, deze voordelen zullen je zeker enthousiast maken. Dus lees snel verder en ontdek waarom het zelf doen van je douaneaangiften in bijna alle gevallen een verstandige keuze is. Bijna 50% van alle Nederlandse bedrijven die internationale handel drijven is al overgegaan op het zelf doen van douaneaangiften.
Een inkoppertje, maar uitbesteden is altijd duurder. Je betaalt namelijk ook vaak voor extra HS-codes, arbeidsuren, bedrijfspand en verzekeringen van de partij waar je aan uitbesteedt. Deze kosten vallen volledig weg wanneer je de douaneaangiften zelf gaat doen. Gemiddeld bespaar je 82% op de kosten wanneer je zelf je aangifte doet. Ben je benieuwd naar een gedetailleerder kostenoverzicht? Bekijk dan de video.
Daarnaast houd je grip op controles. De Douane voert willekeurig controles uit. Hier wil je je natuurlijk goed op voor kunnen bereiden. Denk bijvoorbeeld aan het opzoeken van de juiste administratie en vergunningen. Goede voorbereiding is het halve werk.
Wanneer je je douaneaangiften uitbesteedt, kondigt de Douane deze controle aan via je expediteur of logistiek dienstverlener. Je bent dus afhankelijk van deze partij om dit zo snel mogelijk aan je door te geven. In de praktijk zien we dat dit vaak (te) laat gebeurt.
Als je zelf je invoer- en/of uitvoeraangifte doet, krijg je dit bericht van de Douane rechtstreeks in je douanesoftware.
Je expediteur heeft meerdere klanten en zal in de meeste gevallen je douaneaangifte niet direct kunnen oppakken. Als je het uitbesteedt, ben je al snel minimaal 20 minuten kwijt. Als je zelf je aangiften indient, kost dit maximaal 5 minuten.
Stel dat je 5 aangiften per week doet, dan bespaar je bijna 75 minuten per week in het aangifteproces door het zelf te doen!
Ook ben je een stuk sneller met het corrigeren van je aangifte. De douanesoftware geeft je namelijk direct een melding wat je moet aanpassen om de aangifte vervolgens direct weer te kunnen versturen.
Frustratie die ontstaat door communicatiefouten in het e-mailverkeer tussen de expediteur en jezelf is vervelend. Het kost niet alleen tijd maar zorgt ook voor stress. Deze frustratie kan je makkelijk voorkomen door te besluiten om zelf je douaneaangiften te doen. Je staat dan in direct contact met de systemen van de Douane.
Wil je flexibel zijn in het aantal douaneaangiften dat je wilt doen? Dit is geen probleem als je ervoor kiest om zelf je aangiften te doen. Of je nu tijdelijk minder aangiften wilt verwerken of juist meer, je hebt volledige flexibiliteit.
Je schaft een bundel met een tegoed aan, oftewel credits. Zodra je een invoer- of uitvoeraangifte opmaakt, gaan er credits uit je bundel. Je credits blijven in je bundel zitten als je even wat minder aangiften doet. En als je toch meer credits nodig hebt dan verwacht, kun je deze met één druk op de knop zelfstandig aanschaffen. Geen gedoe met onderhandelen over tarieven en verwerkingstijd met een expediteur.
Als er wijzigingen zijn in de wet- en regelgeving van het land van bestemming, ontvang je direct een melding in je douanesoftware. Hierdoor ben je in staat om op tijd te anticiperen. Indien je uitbesteedt, krijg je wijzigingen in wet- en regelgeving vaak te laat door. Er gaat dan kostbare tijd verloren omdat je nieuwe of andere informatie moet aanleveren dan voorheen.
In plaats van te wachten op de expediteur om je te laten weten dat je aangifte is afgekeurd, blijf je op de hoogte van eventuele veranderingen. Dit geeft je meer controle over het douaneproces en stelt je in staat om snel aanpassingen te maken indien nodig.
Het uitbesteden van het douaneproces kan leiden tot vertragingen, vooral wanneer expediteurs overbelast zijn met meerdere klanten.
Gelukkig kun je dit probleem eenvoudig voorkomen door zelf je douaneaangiften te doen. Op deze manier behoud je directe controle over het proces en kun je de douaneaangiften indienen en afronden op een tijdstip dat voor jou het beste uitkomt. Hierdoor hoef je niet te wachten op de beschikbaarheid van een expediteur en kun je voorkomen dat je zendingen onnodig vertraging oplopen.
Als je ervoor kiest om het douaneproces uit te besteden, loop je het risico waardevolle kennis mis te lopen. Maar door zelf je douaneaangiften te doen, heb je juist de mogelijkheid om waardevolle kennis op te bouwen over douanevoorschriften en -procedures. Je leert van eventuele fouten en krijgt ervaring in het omgaan met douanevraagstukken.
Deze kennis is niet alleen waardevol voor het huidige douaneproces, maar ook voor je eigen persoonlijke groei en carrièremogelijkheden. Wist je dat je met onze cursus binnen één werkdag alles leert wat je moet weten om zelf je douaneaangiften te doen? Je hebt dus geen lange, dure en ingewikkelde opleiding nodig.
Ieder bedrijf heeft de plicht om tot 7 jaar terug de Confirmation of Exit te kunnen tonen (met de komst van DMS gaat dit de Export Notification heten). Als je ervoor kiest om douaneaangiften te doen met behulp van douanesoftware, dan ontvang je automatisch dit belangrijke document in je software.
Werk je met een expediteur of een logistiek dienstverlener? Door de drukte wordt vaak vergeten om de Confirmation of Exit te verstrekken. Hier moet je dus continu alert op zijn. Als je een controle krijgt van de douane en één van deze documenten ontbreekt in je administratie, kan dit leiden tot een boete.
Als je je douaneaangiften uitbesteedt, blijf je alsnog verantwoordelijk voor de inhoud ervan. Wij zien vaak dat hier een misverstand over bestaat. Het is daarom extra belangrijk dat de inhoud van je aangifte correct is en voldoet aan de juiste eisen.
Goede douanesoftware helpt je hierbij en maakt het vrijwel onmogelijk om fouten in je aangifte te maken. De digitale assistent in Stratech Shipment, onze douanesoftware, helpt je stapsgewijs door je aangifte heen. En kom je er toch niet uit? Er staat altijd een ervaren team voor je klaar om je te helpen.
Bekijk dan zeker onderstaande video waarin we dieper ingaan op dit onderwerp. Download de video en je krijgt de sheets erbij. In de video vind je de belangrijkste voor- en nadelen van beide scenario's, concrete voorbeeldcases op het gebied van tijd én geld en de meest voorkomende misverstanden.
Liever direct een business case aanvragen? Krijg hier inzicht in de kosten voor jouw specifieke situatie.