In een markt die voortdurend in beweging is, staat de supply chain nooit stil. Het import- en exportproces is cruciaal voor bedrijven die internationaal opereren, maar het beheren van zendingen en aangiften kan complex zijn. Supply chain managers spelen een sleutelrol bij het stroomlijnen van deze processen en het verbeteren van efficiëntie. Maar welke uitdagingen komen zij tegen en hoe zorgen zij ervoor dat hun ketens flexibel blijven? In gesprekken met verschillende supply chain managers kwamen waardevolle inzichten naar boven.
We gingen in gesprek met:
Supply chain managers moeten flexibel zijn in een snel veranderende markt, vol onverwachte verstoringen zoals internationale sancties en productieproblemen. Het is belangrijk om als supply chain manager snel te kunnen schakelen. Bijvoorbeeld wanneer standaardroutes niet meer worden gevaren, met lange levertijden en voorraadtekorten of -overschotten als gevolg binnen de forecast.
Zo vertelde Bas: “De aanvoer kan snel veranderen, en als organisatie moet je daarop voorbereid zijn.” Een proactieve samenwerking tussen verschillende afdelingen, zoals sales en productie, is essentieel om deze uitdagingen aan te pakken. Dit vraagt om sterke interne communicatie en het vermogen om tussen belangen van verschillende teams te balanceren.
“De grootste uitdaging ligt extern”, voegt Willem daaraan toe. “Leveranciers moeten hun producten op tijd leveren en we zijn afhankelijk van rederijen die vaak met vertragingen en congestie op vaarroutes te maken hebben”. Het samenbrengen van alle schakels in de keten is een continue uitdaging, om de verschepingen op tijd de deur uit te krijgen en deze goed vooraf in te plannen.
Supply chain managers hebben nu eenmaal te maken met een constante stroom van externe verstoringen, zoals COVID-19, handelsconflicten en internationale sancties. Deze gebeurtenissen zorgen ervoor dat bedrijven continu moeten aanpassen en de keten robuuster moet maken. Neem bijvoorbeeld de handelsconflicten tussen de VS en China, of de samenhangende sancties met Rusland die contant aanpassing vereisen. Dat vergt veel flexibiliteit en aanpassingen.
Ook ligt een grote uitdaging binnen in het standaardiseren en automatiseren van processen. Laurens benoemt hoe belangrijk het is om flexibel om te gaan met externe verstoringen, zoals de blokkade van het Suez-kanaal. "Je moet snel schakelen en alternatieve routes overwegen", zegt hij. En dat terwijl pragmatisch handelen en impactanalyses essentieel blijken om de keten draaiende te houden.
De opkomst van technologieën zoals automatisering, AI en data-analyse heeft de supply chain aanzienlijk veranderd. Supply chain managers benadrukken het belang van data-analyse voor procesverbetering en probleemoplossing.
Bas vertelde bijvoorbeeld hoe data hen hielp om vertragingen in het leveringsproces te identificeren en op te lossen: “Met behulp van data kun je beter inzien waar het misging en hoe je daarop actie moet ondernemen.” Deze technologieën zorgen niet alleen voor meer inzicht, maar bieden ook de mogelijkheid om sneller in te spelen op veranderingen in de keten.
Digitalisering en data-analyse zijn echte gamechangers in het plannen en organiseren van de supply chain, aldus Laurens. "Met behulp van data-analyse kunnen we veel efficiënter werken en beter inspelen op klantvragen." Daarnaast benadrukt Willem het belang van een goed geïntegreerd ERP-systeem. "Een goed werkend ERP-systeem is essentieel om onze interne processen soepel te laten verlopen. Het helpt ons met planning en het verwerken van aangiften."
Hij noemt specifiek het gebruik van Stratech Shipment voor de digitalisering van documenten, wat het proces van documentverwerking aanzienlijk zal moeten versnellen. Dan is het niet meer nodig om veel werkzaamheden handmatig te doen, waardoor je sneller kan handelen en minder afhankelijk bent van fysieke documenten.
Automatisering heeft ook een grote rol in het productieproces om concurrerend te blijven en de arbeidskrapte op te vangen. Zo kun je met behulp van data-analyses en tools patronen in de supply chain beter herkennen en betere vraagvoorspellingen doen rondom bevoorrading.
Onverwachte verstoringen, zoals blokkades, pandemieën of zelfs tekort aan grondstoffen, kunnen de hele keten onder druk zetten. Hoe zorg je ervoor dat je supply chain flexibel genoeg is om zulke schokken op te vangen? Voor veel managers ligt het antwoord in het ontwikkelen van veerkrachtige processen die kunnen omgaan met onzekerheid. Een sterk netwerk van betrouwbare partners, gekoppeld aan flexibele logistieke oplossingen, blijkt van onschatbare waarde.
“De kunst is om voorbereid te zijn op wat je niet kunt voorspellen”, vertelde Bas. “Zo hebben we zelf veiligheidsvoorraden om problemen in de aanvoer te voorkomen, voor twee typen klanten: made to stock en made to order.” Het anticiperen op risico’s en het behouden van goede communicatie tussen leveranciers en interne afdelingen helpt om snel te schakelen wanneer de situatie daarom vraagt.
Flexibiliteit wordt vaak gezien als tweeledig. Dit heeft zowel betrekking op de capaciteitsbeheer om aan de vraag te voldoen, als het juiste moment van orderverwerking en het klant order ontkoppelpunt goed te positioneren. Het aanpassen van de capaciteit op de vraag en materiaalbeperkingen, zijn cruciaal wanneer er vertragingen in het verschiet liggen.
Dit kan helpen om zowel op korte als lange termijn flexibel te blijven, zelfs bij onverwachte verstoringen, aldus Willem. "Als we zien dat schepen vertraging oplopen, verlengen we de lead times met drie weken, zodat we altijd onze afspraken kunnen nakomen." Dit biedt de flexibiliteit om verstoringen op te vangen zonder dat de hele keten stagneert.
Daarnaast wacht het team zo lang mogelijk met het aanvragen van documentatie, vooral wanneer vertragingen worden verwacht. “We passen de aanvraag dichter bij de daadwerkelijke verschepingsdatum aan, zodat we niet opnieuw het hele proces hoeven te doorlopen bij wijzigingen.” Maar stap 1 in dit proces is het zo snel mogelijk opvragen van belangrijke informatie bij de expediteur om tijdig te anticiperen op de vertragingen, aldus Willem.
Flexibiliteit in de supply chain draait volgens Laurens om risicospreiding door een sterk netwerk van leveranciers en het creëren van voldoende veiligheidsvoorraden. "Het is minder efficiënt, maar het zorgt ervoor dat we snel kunnen schakelen bij verstoringen," legt hij uit. Meerdere leveranciers per product zijn daarin belangrijk. “Het is minder efficiënt, maar biedt een buffer in het geval dat een leverancier wegvalt”. Ook wijst hij op de noodzaak van goede communicatie en samenwerking binnen het bedrijf om snel te kunnen reageren op verstoringen.
De toekomst van supply chain management wordt in de afgelopen en komende jaren gedomineerd door technologie en duurzaamheid. Technologieën zoals AI en machine learning verbeteren de efficiëntie, terwijl de focus op milieuvriendelijkheid toeneemt door druk van klanten en regelgeving.
Voor veel supply chain managers is het daarom van belang om processen te optimaliseren om niet alleen efficiënter, maar ook milieuvriendelijker te worden. “Duurzaamheid is geen trend meer, het is een noodzaak,” gaf Bas aan. Dit betekent niet alleen het verminderen van de CO2-uitstoot, maar ook het verkorten van transportroutes en het vermijden van verspilling binnen de keten.
Willem ziet daarnaast de integratie van verschillende systemen als een van de belangrijkste technologische trends. "De koppeling tussen interne systemen en externe partijen, zoals expediteurs en autoriteiten, zorgt voor kortere responstijden en efficiëntere afstemming van planningen," legt hij uit.
Hij noemt specifiek de integratie van een applicatie zoals Stratech, waarbij autoriteiten en logistieke partijen beter met elkaar kunnen communiceren. Door deze koppeling verloopt de informatie-uitwisseling sneller en soepeler. Willem noemt ook AI als een belangrijke volgende stap, vooral om data te analyseren en voorspellingen te doen voor toekomstige veranderingen binnen de supply chain.
De verdere digitalisering en robotisering zijn volgens Laurens dan ook belangrijke trends die de komende jaren steeds meer impact zullen hebben. “Veel bedrijven lopen nog jaren achter op bedrijven als bol.com en Amazon, maar de automatisering van processen zal in een stroomversnelling komen.” Ook AI is een belangrijke ontwikkeling bij het afhandelen van klantverzoeken.
Duurzaamheid is een integraal onderdeel van moderne supply chains geworden. Bedrijven richten zich op milieuvriendelijkere vervoersopties en energiebesparende maatregelen om hun ecologische voetafdruk te verkleinen.
Hoe duurzaamheid wordt doorvertaald binnen de organisatie, blijkt met verschillende initiatieven te worden opgepakt. Laurens vertelt namelijk het volgende over zijn organisatie. "Door het gebruik van binnenvaartschepen besparen we niet alleen kosten, maar verminderen we ook de CO2-uitstoot" zegt hij. Het is niet alleen duurzamer, maar ook goedkoper.
Ook vertelt Bas dat intern diverse initiatieven worden doorgevoerd. “We hebben succes geboekt door apparatuur efficiënter in te zetten (langere runs, minder wisseltijd, energiebesparing) en kritisch te kijken naar onze leveranciers, waarbij we kiezen voor partners die duurzaamheid net zo belangrijk vinden als wij.” Duurzaamheid vraagt om een langetermijnstrategie waarbij niet alleen het milieu wordt beschermd, maar ook de efficiëntie wordt vergroot.
Tot slot vertelt Willem dat ze zelfs een pilotproject hebben opgezet, waarin ze hun volledige keten, van leveranciers tot de supermarkt, in kaart hebben gebracht om hun CO2-uitstoot te meten. Dit project leverde waardevolle inzichten op, zoals het berekenen van de uitstoot per productcategorie. "We hebben geleerd hoe we onze uitstoot kunnen toewijzen aan specifieke producten, wat ons helpt om onze supply chain verder te verduurzamen," vertelt hij.
Hoewel dit proces tijd en middelen vergt, ziet Willem het als een essentiële stap voor de toekomst. “We hebben niet de illusie dat wij volgend jaar op al onze producten een foodprint hebben, maar we willen ons daarin laten groeien in de komende jaren.” Het streven is om steeds meer producten een inzichtelijke carbon footprint te geven, zodat klanten bewuster kunnen kiezen voor duurzame producten.
Het behouden van hoge servicekwaliteit zonder stijgende kosten is een grote en alledaagse uitdaging voor supply chain managers. Slimme planning en technologie kunnen helpen om kosten en service te balanceren.
Binnen het bedrijf van Willem ligt de focus echt op ‘customer intimacy’ en sterke klantrelaties, wat soms extra kosten met zich meebrengt. “Je moet een afweging maken op basis van je bedrijfsstrategie.”. Voor een servicegraad van 98% is een bewuste keuze over voorraadgrootte essentieel. Daarin moet de juiste balans worden gevonden. Met het team zoeken we echt de samenwerking op en kijken we per situatie welke beslissingen passend zijn.
Ook Laurens bevestigt deze afweging. Hij ziet service level agreements (SLA’s) als een belangrijk instrument om de balans te vinden tussen kosten en service. "Je kunt niet 100% betrouwbaarheid leveren zonder dat het je veel geld kost, maar met goede afspraken kun je streven naar een hoge leverbetrouwbaarheid zonder de kosten uit de hand te laten lopen." legt hij uit.
Bas voegt daaraan toe dat door data-analyse en automatisering toe te passen, inefficiënties kunnen worden aangepakt en processen worden geoptimaliseerd. “Efficiëntie is de sleutel. Door slimmer te werken, kun je kosten besparen zonder dat dit ten koste gaat van de service. Daarin is het belangrijk om machines efficiënter te latten draaien en een constante productie te garanderen, zonder te veel verstoring,”. Het is de kunst om balans te vinden en waar mogelijk, kostenbesparende kansen te benutten.
In vrijwel elk gesprek met supply chain managers kwam data-analyse naar voren als een onmisbaar instrument in de besluitvorming, voornamelijk op voorraadniveau. De verkoopvolumes en marketing komen niet altijd overeen. Door gebruik te maken van data-analyse kunnen managers inzicht krijgen in de prestaties van hun keten en knelpunten snel identificeren, bijvoorbeeld bij output-ciijfers en inkopen.
Een voorbeeld hiervan werd genoemd toen Bas met zijn team een terugkerend probleem in de logistiek wist te identificeren en te verhelpen door gebruik te maken van gedetailleerde data-analyse. “Data helpt voornamelijk om inzicht te krijgen in voorraadaantallen en verkoopvolumes”. Zo kunnen we patronen herkennen en voorraden optimaliseren. In die zin kunnen we data gebruiken om voorspellende analyses te doen.
Daarnaast speelt data-analyse ook een belangrijke rol bij het bewaken van levertijden en productieprestaties, aldus Willem. “Een deel van data die we gebruiken om een analyse te doen of dat wij dus onze afspraken nakomen of onze leveranciers.” Hij geeft als voorbeeld hoe ze regelmatig data gebruiken om te analyseren waarom bepaalde orders te laat werden geleverd. Dit kan bijvoorbeeld gaan om technische storingen in de productie, maar ook alles rondom verlading en verscherping. Deze analyses helpen hen om interne processen te verbeteren.
Ook Laurens benadrukt het belang van data-analyse om efficiëntie te verbeteren en klanten beter van dienst te zijn, bijvoorbeeld wanneer klanten last-minute bestellingen doen, terwijl de data laat zien dat hun bestelpatroon voorspelbaar is. "We kunnen klanten proactief benaderen en zo spoedbestellingen voorkomen", legt hij uit.
Internationale logistiek brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee, vooral wanneer verschillende wetgevingen en handelsregels per land in acht moeten worden genomen. Supply chain managers moeten op de hoogte blijven van alle veranderingen en samenwerken met betrouwbare partners om ervoor te zorgen dat processen soepel blijven verlopen.
“Je hebt te dealen met de issues die er nu zijn. Het is heel belangrijk om up-to-date te blijven met de laatste regelgeving in elk land waar je actief bent, door bijvoorbeeld de bestelwindow aan te passen en mee te bewegen met de situatie (denk aan bepaalde grondstoffen en voorraden),” vertelde Bas. Door de complexiteit van internationale logistiek te beheersen, kunnen onverwachte kosten en vertragingen worden vermeden.
Zowel intern als extern wordt hieraan gewerkt. Zo legt Willem uit dat ze sterk afhankelijk zijn van hun logistieke partners om op de hoogte te blijven van veranderingen in regelgeving en logistieke verstoringen. Goede communicatie met deze partners is essentieel om tijdig geïnformeerd te worden over vertragingen of veranderingen. “In ons geval is het vooral de beste partners uitkiezen die wel goed op de hoogte zijn, waardoor wij op tijd worden geïnformeerd.”
Dit geldt eveneens voor Laurens. Binnen zijn onderneming blijven ze op de hoogte van van internationale regelgeving via hun partners en lidmaatschappen. Ook werken ze nauw samen met hun eigen compliance-afdeling om te zorgen dat ze voldoen aan douane- en andere regelgeving. “Stratech is daarbij een belangrijke bron van informatie als er veranderingen zijn in de regelgeving en helpt ons om tijdig in te spelen op veranderingen”, aldus Laurens. Ze helpen ons bij compliance en internationale wet- en regelgeving.
We vroegen naar vaardigheden die supply chain managers als belangrijk beschouwen. Hun antwoord is het vermogen om problemen op te lossen, gecombineerd met sterke communicatievaardigheden. Supply chain managers moeten niet alleen snel schakelen tussen verschillende afdelingen, maar ook vooruitdenken en problemen vóór zijn.
“Flexibiliteit en het vermogen om verschillende afdelingen op één lijn te krijgen zijn essentieel,” zei Bas. “Ook moet je innovatief zijn om echt op zoek te gaan naar oplossingen bij problemen. Verder kijken dan standaard oplossingen.” Het vermogen om onder druk beslissingen te nemen, zorgt ervoor dat supply chain managers hun keten soepel kunnen laten draaien, zelfs in onvoorspelbare omstandigheden.
Daar sluit ook Willem zich helemaal bij aan. Daarnaast zijn overzicht, kennis van innovaties en het vermogen om processen, mensen en systemen te coördineren cruciale vaardigheden voor een supply chain manager. Hij benadrukt dat een succesvolle supply chain manager veder moeten kijken dan je eigen afdeling en het volledige supply chain proces moet overzien. “Je moet de hele keten kunnen overzien en flexibel genoeg zijn om op veranderingen in te spelen.” Nieuwsgierigheid naar nieuwe technologieën is daarnaast essentieel om concurrerend te blijven.
Eigenlijk draait het binnen supply chain management echt over ‘people management’, aldus Laurens. Dit wordt vaak onderschat binnen de supply chain. “We zijn vaak te gefocust op data en doelstellingen, maar uiteindelijk zijn het mensen die de processen uitvoeren”, zegt hij. Het vermogen om een goed team samen te stellen en hen te motiveren, vindt hij cruciaal voor succes.
Tot slot vroegen we de managers wat het beste advies was dat zij ooit hadden ontvangen in hun carrière, en welke wijsheid ze met ons wilden delen. Een veelgehoorde wijsheid is het belang van samenwerking en communicatie, maar ook zeker het leren van je fouten en je flexibel opstellen.
Misschien wel de belangrijkste wijsheid kwam van Laurens. Hij bendrukt de flexibiliteit en plezier in het werk: “De supply chain is vaak crisis op crisis, maar juist in die momenten kun je laten zien wat je waard bent.” Een ondernemersgeest helpt om scherp en proactief te blijven.
Willem benadrukt hoe belangrijk het is om echt te leren van verstoringen en problemen, maar ook het overzicht te bewaren. In plaats van alleen te reageren op incidenten, is het zaak om problemen te analyseren en op lange termijn structurele verbeteringen door te voeren. “Je loopt onderweg tegen verstoringen aan, maar het leren daarvan is het meest interessante en wat het meest oplevert.” De kunst is dan om in de toekomst alles zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen.
Afsluitend sluit Bas zich daar helemaal bij aan. “Het beste advies dat ik ooit kreeg, was om je echt flexibel op te stellen en altijd in verbinding te blijven met je team en de organisatie. Zorg dat je mensen goed geïnformeerd zijn.” Een goede samenwerking binnen de supply chain zorgt voor betere resultaten en maakt het makkelijker om uitdagingen gezamenlijk aan te gaan, aldus Bas.
Je kunt namelijk niet alles controleren, maar wel altijd voorbereid zijn. Dit onderstreept de noodzaak van planning en veerkracht in een onvoorspelbare branche. Ook zijn communicatie en betrokkenheid essentieel voor het succesvol implementeren van veranderingen voor een effectieve supply chain.