4 x waarom een API-koppeling jouw organisatie zoveel voordelen biedt

Alle data handmatig invoeren in verschillende systemen. Documenten meerdere keren opnieuw opmaken, omdat er fouten in staan. Onnodig hoge kosten maken. Het is allemaal verleden tijd met een API-koppeling.

De afkorting ‘API’ staat voor Application Programming Interface. Het is een software-koppeling die ervoor zorgt dat twee – of meer – systemen aan elkaar gekoppeld worden en zo als het ware met elkaar kunnen communiceren. Dit proces verloopt geheel automatisch, waardoor data eenvoudig van systeem A naar systeem B komt.

In deze blog kom je meer te weten over de voordelen die een API-koppeling jouw bedrijf oplevert. En geloof ons: dat zijn er veel. Een concreet voorbeeld komt van Holex Flower, die door de API-koppeling hun processen enorm hebben geoptimaliseerd. Met een forse besparing in tijd én geld tot gevolg.

1. Forse tijdsbesparing

In de eerste plaats – en zeker niet onbelangrijk – bespaar je enorm veel tijd wanneer jouw systemen aan elkaar gekoppeld zijn. Je hoeft maar één keer jouw data in te voeren. De rest gaat vanzelf. Dit gaat dus veel sneller dan wanneer je alles handmatig moet invoeren in de systemen waar jouw organisatie mee werkt.

Vooral wanneer jij met jouw bedrijf te maken hebt met een uitgebreide administratie, bijvoorbeeld omdat jij wekelijks grote aantallen producten im- of exporteert, is een API-koppeling onmisbaar. Je werkt hierdoor vele malen efficiënter. Deze kostbare tijd besteed je vervolgens aan het verder uitbreiden van jouw bedrijf, waarover later meer.

2. Besparen op de kosten

Tijd is geld. Het is een veelgehoord gezegde dat ook in deze situatie geldt. Door het automatiseren van processen houd je tijd over. Misschien zelfs wel zoveel tijd dat je met minder mensen hetzelfde werk verricht in dezelfde tijd. Of beter nog: hetzelfde werk, maar dan sneller.

Deze besparing op fte’s zorgt voor een forse kostenbesparing. En daarmee behaal jij jouw targets sneller. Dit is niet alleen fijn voor jou en jouw directie, maar zeker ook voor de rest van het personeel. Gemeenschappelijke doelstellingen worden behaald en daarmee overheerst het gevoel van trots en saamhorigheid. En tevreden werknemers tellen voor twee natuurlijk.

Nu hoor ik je denken: maar een API-koppeling kost toch juist geld? Klopt, deels dan. Op de korte termijn is het een investering. Op de lange termijn levert het je juist geld op. De investering betaalt zich namelijk dubbel en dwars terug in de toekomst. Wil je je met jouw bedrijf staande houden, dan is het belangrijk om een toekomstbestendig concept neer te zetten.

3. Foutmarges verkleinen

Fouten maken is menselijk. In de haast van alledag is een typfout zo gemaakt. En laat dat nu net problemen opleveren bij het indienen van douaneaangiften. De documenten moeten uiteraard kloppen om jouw producten de grens over te krijgen.

Hoe verklein je de kans op het ontstaan van menselijke fouten? Heel simpel: door te automatiseren. Wanneer jouw systemen met elkaar communiceren door middel van een API-koppeling, zijn er minder menselijke handelingen benodigd.

Het grote voordeel van het maken van minder fouten is dat het minder tijd kost om de processen af te ronden. Wanneer alles in één keer goedstaat, kan het direct goedgekeurd worden door de douane. Een grotere kans dat jouw producten tijdig bij de eindklant aankomen.

4. Makkelijker opschalen

We benoemden het al even: wanneer je jouw processen automatiseert middels een API-koppeling, dan bespaar je daar ontzettend veel tijd mee. Wil jij de volgende stap maken met jouw bedrijf, dan is deze tijd zeer bruikbaar.

Wanneer je honderden aangiften handmatig moet indienen, zie je door de bomen het bos niet meer. Verlopen deze processen allemaal automatisch, dan maken die 50 of 100 extra aangiften niet zoveel uit. Het is een kwestie van eenmalig goedzetten, waarna je alleen nog maar hoeft te controleren. Een uitgelezen kans voor jou wanneer jij wilt groeien met jouw bedrijf.

API-koppeling belangrijke uitkomst voor Holex Flower

De voordelen van een API-koppeling ondervindt ook Holex Flower; een handelsbedrijf dat actief is in de sierteelt. Hun verse snijbloemen worden naar diverse landen over de hele wereld geëxporteerd. Het gaat om meer dan 200 zendingen per week. Om deze processen gestroomlijnd te laten verlopen, is de koppeling tussen hun ERP-systeem Axerrio en de Stratech Shipment software van essentieel belang.

“De documenten die benodigd zijn voor het exporteren van onze goederen, maakten we voorheen altijd zelf op via ons ERP-systeem. Een enorme operatie, gezien de hoeveelheid zendingen die wekelijks de grens overgaan. Nu de documenten automatisch opgemaakt worden, hoeven we deze alleen nog maar te controleren. Dit zorgt voor een enorme tijdswinst. Tijd die we nu kunnen gebruiken om extra te verkopen. Bovendien is alles realtime te volgen in Stratech Shipment, waardoor we precies weten wat de status is van onze zendingen”, aldus Richard Krul – Freight Manager bij Holex Flower.

Van uitbesteden naar zelf doen? Kom met ons in contact

Overweeg jij met jouw bedrijf ook de overstap te maken naar douanesoftware? Onze specialisten denken graag met je mee. Wanneer jij een business case aanvraagt, brengen wij jouw persoonlijke besparingspotentieel in kaart. Zo heb je direct inzichtelijk welke voordelen Stratech Shipment douanesoftware biedt voor jouw organisatie.