7 stappen: digitaliseren in een stroomversnelling

Om je concurrentiepositie te behouden of misschien zelfs te verbeteren, is digitalisering essentieel. Wel kan het traject complex en uitdagend zijn. Daarom geven we je in deze blog zeven handvatten om de digitalisering van jouw organisatie in een stroomversnelling te brengen.

1. Stel je doelen vast

De allereerste stap is er één om absoluut niet te vergeten. Het is belangrijk om, voordat je begint met digitaliseren, je doelstellingen te definiëren. Zorg ervoor dat ze specifiek én meetbaar zijn, zodat je achteraf goed kunt nagaan of je jouw doelen behaald hebt. Bovendien kun je hierdoor tussendoor bijsturen indien nodig. Om de kans op het behalen van doelstellingen te vergroten, is het verder van belang om binnen de organisatie goed te bekijken waar de kennis zit. Breng collega’s van verschillende afdelingen samen en je zult zien dat er heel wat nuttige informatie samenkomt om de doelen waar te maken.

2. Analyseer de huidige processen

De volgende stap is het in kaart brengen van de huidige bedrijfsprocessen. Door inefficiënties en knelpunten te identificeren, kun je vaststellen op welke vlakken er de meeste winst behaald kan worden. Het helpt je om prioriteiten te stellen – je kunt immers niet alles tegelijk digitaliseren. Stel bijvoorbeeld een optimalisatielijst op waarin je de prioriteringen opsomt, van hoogste prioriteit naar laagste prioriteit. Het is een goed hulpmiddel waarmee je stapsgewijs veranderingen kunt aanbrengen.

3. Kies de juiste software

Er zijn veel mogelijkheden met betrekking tot digitale tools en software. Om de digitalisering goed te laten verlopen, is het slim om na te gaan welke softwareoplossingen passen bij wat jij wilt bereiken. Zo zijn ERP-systemen bijvoorbeeld populair voor het integreren van bedrijfsprocessen. Afhankelijk van wat jij wilt optimaliseren, kies jij het gewenste systeem. Om zo min mogelijk handmatige handelingen te hoeven doen, is het aan te raden om digitale tools aan elkaar te verbinden. Automatiseren brengt veel efficiëntie aan in jouw bedrijfsprocessen.

4. Formuleer een heldere strategie

Een duidelijke strategie mag ook zeker niet ontbreken. Beschrijf daarin welke tools en/of software je van plan bent te implementeren en in welke volgorde. Verder is het slim om uit te werken hoe je de veranderingen gaat managen en wie of wat je daar voor nodig hebt. Door vooraf te weten waar je naartoe werkt, kun je tussentijds evalueren om na te gaan of je op de goede weg bent.

5. Zorg voor betrokkenheid onder medewerkers

Niets zo onwenselijk en vervelend als ontevreden medewerkers. Des te belangrijker om ze te betrekken bij veranderingen in de organisatie, zoals digitalisering. Het digitaliseren van processen heeft immers vaak een behoorlijke impact op de werkzaamheden van jouw medewerkers. Door ze mee te nemen in deze wijzigingen en de noodzaak ervan duidelijk te maken, vergroot je de kans dat je medewerkers meekrijgt in de digitalisering.

6. Implementeer in fases

Digitaliseren doe je nooit in één keer. Pak het gefaseerd aan en test net zolang totdat je zeker weet dat je op de juiste weg bent. Dit stelt jou in staat om eventuele problemen vroegtijdig te signaleren en aan te pakken. Leg van tevoren vast welke fases er zijn en onder welke voorwaarden je naar een nieuwe fase kunt gaan. Heb je dit punt bereikt, dan is het tijd om de technologieën verder uit te breiden. Werken de nieuwe systemen naar behoren? Dan kun je aan de slag met de integratie met bestaande processen.

7. Blijf monitoren en optimaliseren

Wanneer je de nieuwe software hebt geïmplementeerd, dan ben je er nog niet. Het is bij digitaliseren belangrijk om continu te monitoren wat er gebeurt. Verlies hierbij de gebruikers – jouw medewerkers dus – niet uit het oog. Verzamel feedback en gegevens, analyseer deze en ga na of er verbeteringen mogelijk zijn. Houd ook bij of er belangrijke technologische ontwikkelingen zijn, zodat je hier op in kunt spelen. Jouw strategie en de bijbehorende tools kunnen nu relevant zijn, terwijl ze dat over een maand al niet meer zijn. Met de douanesoftware van Stratech – Stratech Shipment – is het monitoren van data erg eenvoudig. Ook adviseren de specialisten van Stratech jou en jouw organisatie over de stappen die je moet nemen. De wet- en regelgeving binnen de wereld van douane wordt daarbij altijd in acht genomen.