Douaneaangiften zijn een onmisbaar onderdeel van het logistieke proces. Voor veel bedrijven is het echter een complex en tijdrovend proces. Eén fout in de aangifte kan zorgen voor vertragingen, extra kosten en zelfs verlies van goederen. Zonder grip op deze processen stapelen problemen zich op, waardoor de werkdruk toeneemt en de klantcommunicatie stroever loopt. In deze blog leggen we uit hoe een gebrek aan controle je werk beïnvloedt en wat je kunt doen om dit te verbeteren.
Het domino-effect van fouten in douaneaangiften. Wanneer fouten worden gemaakt in douaneaangiften, spreken we vaak van een kettingreactie. Zo kan een verkeerd ingevulde goederencode bijvoorbeeld al leiden tot extra controles of zelfs het vasthouden van goederen bij de douane. Leveringen komen te laat aan de doorloop vertraagt ook.
Omdat fouten vaak laat aan het licht komen, moet je deze problemen oplossen op het moment dat ze zich voordoen. Dit kost tijd, waardoor je je niet goed kunt focussen op primaire werkzaamheden. Extra werkzaamheden zorgen ook voor onnodige stress en frustratie bij jou en je team. Deze terugkerende fouten maken het werk complexer en zorgen voor een domino-effect. Ze voorkomen dat je proactief interne en externe precessen kunt verbeteren.
Hoe soepel logistieke processen verlopen, heeft direct invloed op de klanttevredenheid. Bij fouten wordt dit al snel door de klant gevoeld, bijvoorbeeld door vertragingen of onverwachte kosten. Heb je geen grip en controle op jouw douaneaangiften? Dan kan dat zich vertalen in een verslechterde klanttevredenheid, met als gevolg dat klanten met andere partijen in zee gaan.
Door controle over het douaneproces te verbeteren, wordt je klant tijdig geïnformeerd en behoud je het vertrouwen van klanten in jouw diensten. Bovendien kunnen problemen worden opgelost voordat de klant deze opmerkt. Dit proactieve beheer versterkt het vertrouwen met de klant en de waarde die jouw bedrijf levert. Klanten voelen zich gehoord als er tijdig wordt opgetreden en gecommuniceerd.
Zonder realtime inzicht in douaneprocessen wordt het moeilijk om klanten tijdig te informeren over de status van hun zendingen. Echter wordt vaak verwacht dat je precies weet waar goederen zich bevinden en wanneer ze worden geleverd. Als je geen toegang hebt tot actuele informatie, kun je deze vragen niet beantwoorden, met lange reactietijden als gevolg. Twijfels over de betrouwbaarheid van jouw onderneming zijn hierdoor onvermijdelijk.
Daarnaast kom je vaak pas achter problemen wanneer informatie over een zending wordt opgevraagd. Is een zending bijvoorbeeld bij de douane vastgelopen? Dan is dit niet direct inzichtelijk. Dit zorgt ervoor dat je altijd reactief werkt in plaats van dat je proactief kunt handelen. Door realtime monitoring kun je problemen eerder identificeren, nog voordat de klant er iets van merkt. De communicatie verbetert hierdoor sterk.
Geen controle op je douaneprocessen heeft directe gevolgen voor hoe je je werk organiseert. Je kunt je namelijk niet goed focussen op het verbeteren van een gestroomlijnd proces, maar bent continu bezig met het oplossen van fouten die je al eerder had kunnen voorkomen. Het hercontroleren van zendingen door ontbrekende documenten zijn tijdrovend. Dit soort taken houden je weg van andere werkzaamheden.
Daarnaast zorgt het constant blussen van brandjes voor een verhoogde werkdruk. Je hebt minder tijd om zaken nauwkeurig te controleren, waardoor de kans op nieuwe fouten toeneemt. Dit creëert een vicieuze cirkel waarbij de werkdruk alleen maar toeneemt en de algehele prestatie van het team wordt ondermijnd. Dit kan zich ook vertalen in gemiste deadlines en nog meer onvrede.
Met de juiste grip en controle over douaneprocessen kun je veel van deze problemen voorkomen. Stel je voor dat je met realtime inzicht in zendingen snel kunt anticiperen op problemen en automatisch waarschuwingen ontvangt voor fouten. Dit maakt je werk niet alleen efficiënter, maar ook minder stressvol. Je kunt problemen oplossen nog voordat ze escaleren en klanten beter informeren.
Wil je meer controle en grip op jouw douaneaangiften? Met onze software Stratech Shipment beschik je over realtime inzicht, geautomatiseerde processen en de tools om fouten direct te signaleren en op te lossen. Zo krijg je weer grip en inzicht op het doen van douaneaangiften. Ook de werkdruk neemt af en waardevolle tijd kun je beter indelen. Ontdek hoe Stratech Shipment jouw douaneprocessen kan optimaliseren en vraag vandaag nog een prijsopgave of demo aan!