Hoe krijg ik mijn medewerkers mee in het veranderproces naar automatisering?

Angst voor verandering komt vaak voort uit angst voor het onbekende. Regelmatig wordt ontkend dat het nodig is om te veranderen. De oude manier werkt toch nog prima, waarom zouden we dan over moeten stappen op iets nieuws? Om ervoor te zorgen dat je jouw medewerkers tóch meekrijgt in het veranderproces naar automatisering, is het slim om met een aantal zaken rekening te houden. Welke dat zijn, lees je in deze blog.

1. Schets een duidelijk beeld van de gewenste toekomstige situatie

Wat is precies de reden dat jij de processen binnen jouw organisatie wilt automatiseren? Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden, is het belangrijk om een vergelijking te maken tussen de oude en de nieuwe situatie. Neem jouw medewerkers mee langs de overwegingen die jij hebt gemaakt om uiteindelijk tot het besluit te komen dat je wilt automatiseren. Wat ook goed kan helpen, is het aanhalen van praktijkvoorbeelden. Door een helder beeld te schetsen van de situatie waar jij naartoe wilt werken, zul je jouw medewerkers sneller overtuigen van de meerwaarde van de verandering. Welke processen zijn voor jouw medewerkers op dit moment het meest tijdsintensief? Door deze obstakels aan te pakken, zorg je voor een zo soepel mogelijk verloop van de supply chain.

2. Licht toe wat de verandering medewerkers oplevert

Praat niet alleen over wat de verandering jou en jouw organisatie in het algemeen oplevert. Het is ook van grote meerwaarde om te benoemen wat het implementeren van de nieuwe software betekent voor jouw medewerkers. Maak het specifiek en tastbaar door aan te geven wat medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden zullen merken van de verandering. Benoem vooral ook de voordelen die de overstap medewerkers zullen opleveren. Formuleer dit kort en krachtig. Zo zorg je ervoor dat de boodschap makkelijk onthouden wordt.

3. Blijf gedurende het hele proces communiceren

Het is een gemiste kans om na de aankondiging van de verandering verder niets meer te communiceren. Betrek medewerkers bij het proces door ze continu te informeren over de stappen die genomen worden en nog genomen moeten worden. Geef medewerkers – indien mogelijk – de kans om mee te denken over te nemen beslissingen. Voel je weerstand? Achterhaal dan wat er precies voor zorgt dat mensen deze weerstand ervaren en neem het weg. Alleen door voldoende en correcte informatie te verschaffen, krijg je jouw medewerkers mee in het veranderproces.

4. Leer een nieuwe manier van werken aan en neem de tijd

Je kunt niet verwachten dat een verandering van het ene op het andere moment geaccepteerd wordt. Het heeft even tijd nodig om medewerkers zover te krijgen dat ze ook daadwerkelijk overgaan tot de nieuwe werkwijze. Gun hen – en jouzelf – deze tijd ook. Door medewerkers stapsgewijs mee te nemen in het aanleren van nieuwe gewoontes, zorg je ervoor dat ze geleidelijk afstappen van hun oude routines. Het is de kunst om deze stappen te blijven herhalen, zodat het uiteindelijk vanzelf gaat. Houd hierbij altijd de doelstellingen in acht en herinner medewerkers hier ook aan. Het werken naar een doel zal leiden tot intrinsieke motivatie om de nieuwe software te gaan gebruiken.

5. Evalueer na de implementatie of doelstellingen behaald zijn

Om iedereen tevreden te houden, is het belangrijk om het veranderproces te evalueren. Hoe hebben jouw medewerkers de verandering ervaren? Zien zij nu in waarom het nodig was om te veranderen? Is het doel behaald? Door als werkgever te weten waar de eventuele knelpunten zitten, kun je hier bij volgende veranderingen op inspelen. Op die manier wordt het steeds eenvoudiger om medewerkers mee te krijgen in de verdere automatisering van jouw organisatie. Bovendien maakt deze evaluatie het feitelijk en dus beter te onderbouwen.