Oorsprongsdocumenten: is je KVK bewijslast in orde?

Als je jaarlijks bewijsstukken deponeert bij de KVK voor het aanvragen van exportdocumenten is het verstandig om deze vóór 31 januari te vernieuwen. 

Zo voorkom je dat de KVK jouw digitale aanvraag afwijst door het ontbreken van geldige bewijslast. En loopt je aanvraag van exportdocumenten geen vertraging op.   

In deze blog geeft onze collega Tessie meer uitleg over het vernieuwen van bewijsstukken en deelt tips om jouw werk eenvoudiger, efficiënter en leuker te maken.  

Eenmalig of herhaald gebruik?
Bewijslast voor je oorsprongsdocumenten

Voor het digitaal aanvragen van een Certificaat van Oorsprong, EUR.1 certificaat  of EUR-MED certificaat bij de KVK heb je geldige bewijsstukken nodig, zoals: 

• Leveranciersverklaring
• Productiebeschrijving / - overzicht
• Kostprijscalculatie 

Je hebt de mogelijkheid om de benodigde bewijsstukken met elke digitale aanvraag mee te sturen (eenmalig gebruik) of alles jaarlijks bij de KVK te deponeren (herhaald gebruik).

Heb je regelmatig een oorsprongsdocument voor de export nodig? Deponeer dan jouw bewijslast bij de KVK. Je hoeft dan niet bij elke aanvraag de benodigde bewijsstukken te verzamelen. Op deze manier bespaar je jezelf tijd en moeite.

Belangrijk, verwijs in elke digitale aanvraag naar de bewijsstukken die van toepassing zijn. Hou er ook rekening mee dat gedeponeerde bewijsstukken maximaal 2 jaar geldig zijn. 

Bewijsstukken aanleveren
Vernieuw je KVK bewijslast vóór 31 januari

Moet je binnenkort jouw bewijslast bij de KVK vernieuwen? Zorg er dan voor dat je dit vóór 31 januari doet. Hou er rekening mee dat het verzamelen van alle bewijsstukken tijd kost. Bijvoorbeeld als je informatie moet opvragen bij je buitenlandse leverancier. Door dit tijdig te doen, ben je ervan verzekerd dat het aanvragen van exportdocumenten bij de KVK zonder belemmeringen doorloopt.

Nieuwe bewijsstukken kan je eenvoudig via de mail bij een van de KVK regiokantoren aanleveren. Maak een apart pdf-bestand van elk bewijsstuk. Bewaar de originele exemplaren van de bewijsstukken zelf goed. Voor bewijslast geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Dit is de periode waarin de KVK een nacontrole kan doen.

Kom je er niet helemaal uit, of heb je nog vragen over bewijslast? Neem dan contact op met de KVK.

Stratech Shipment
Exportdocumenten online aanvragen

Als je de tips in dit artikel opvolgt, zal het online aanvragen van exportdocumenten bij de KVK ook het komende jaar soepel blijven verlopen. 

Wil je jouw werk nog verder vereenvoudigen? Ontdek dan de voordelen van Stratech Shipment. Met deze slimme software voor exporteurs kan je Certificaten van Oorsprong, EUR certificaten en legalisaties snel en eenvoudig online regelen.

Met Stratech Shipment heb je binnen 30 minuten (max. 4 uur) alle benodigde documenten in handen. Zo kan je zending snel vertrekken. En belangrijker, bespaar je tijd en geld!