Om douaneprocessen soepel te laten verlopen, is het belangrijk om KPI’s op te stellen. Met behulp van deze Key Performance Indicators kun je de resultaten bijhouden, deze analyseren en tijdig bijsturen op de processen indien nodig. In deze blog ontdek je welke 5 KPI’s voor Supply Chain Managers het meest belangrijk zijn voor een correcte douaneafhandeling.
Wat allereerst heel belangrijk is voor een efficiënte supply chain, is de doorlooptijd. Hoeveel tijd is er nodig voor het afhandelen van de douaneaangiften van jouw zending? Deze informatie is relevant, omdat de vrachtwagen met de zending moet wachten totdat dit proces afgerond is. Bovendien weet je op die manier hoeveel tijd er over is voor het doorlopen van de volgende stappen in de keten. Dit omvat alle stappen vanaf het verlaten van het magazijn tot aan het bereiken van de eindklant. Door een heldere KPI op te stellen waarin je vaststelt hoe hoog die doorlooptijd mag zijn, kun je eenvoudig nagaan of jouw processen efficiënt genoeg zijn. Douanesoftware kan hierbij helpen.
Om vertragingen in de supply chain te voorkomen, is het van groot belang dat jouw zendingen voldoen aan de gestelde douanevoorschriften en -regels. Naast dat je er tijd mee bespaart, zorgt het ook voor een besparing op de kosten. De hoogte van boetes bij het niet naleven van de douanewet- en regelgeving kan namelijk flink oplopen. Bovendien is het kostbaar om processen opnieuw in te richten en uit te voeren. Het naleven van douanevoorschriften is daarnaast belangrijk voor het uitstralen van betrouwbaarheid richting klanten en leveranciers. Ook is het belangrijk om te voldoen aan je AEO-status. Het krijgen en behouden van vergunningen is van belang voor het functioneren van jouw organisatie. Tevens straal je hier betrouwbaarheid mee uit richting potentiële en huidige klanten.
Het maken van kosten voor het afhandelen van douaneprocessen is onvermijdelijk. Wel is het verstandig om vast te stellen hoe hoog die kosten maximaal mogen zijn om nog steeds winst te behalen. Neem in dit kostenplaatje alle kosten mee, van de opslag van goederen tot het transport ervan naar de eindklant. Alleen dan kun je het kostenplaatje meetbaar maken om vervolgens te kunnen bepalen of er bijgestuurd moet worden.
Het is prettig om op voorhand te weten hoeveel inspecties van douaneautoriteiten je kunt verwachten. Dit helpt je bij het bepalen van de levertijd van goederen. Producten die regelmatig worden geïnspecteerd kun je op die manier een langere levertijd meegeven, waardoor de klantverwachtingen goed gemanaged kunnen worden. Bovendien is het ook nuttige informatie voor het plannen van het transport, waardoor ook leveranciers en transporteurs tevreden gehouden worden. Ben jij als bedrijf AEO-gecertificeerd, dan heb je minder kans op fysieke controles. Hiermee voorkom je vertragingen.
De vijfde en tevens laatste KPI die van groot belang is voor een efficiënte supply chain, is het percentage douanedocumenten dat correct is ingevuld. De nauwkeurigheid van douanedocumenten is namelijk enorm bepalend voor de hoeveelheid tijd die de douaneafhandeling in beslag neemt. Wanneer deze documenten foutloos opgemaakt worden, zullen de processen soepel verlopen. De goederen verlaten op tijd én voorzien van de juiste documenten het magazijn om vervolgens tijdig bij de eindklant aan te komen.