10 tips voor een vlekkeloze overgang naar DMS

De migratie naar het nieuwe Douaneaangiften Management Systeem (DMS) is momenteel in volle gang. De Nederlandse Douane heeft als doel gesteld dat elk bedrijf met standaard invoer- en uitvoeraangiften vóór 30 september aanstaande de overstap moet afronden. 

Waardevolle DMS inzichten en knowhow

Omdat we inmiddels al veel aangevers op DMS aangesloten hebben, vinden we het belangrijk om onze opgedane inzichten en knowhow met jou te delen. Daarom in deze blog 10 waardevolle tips die jou helpen bij een succesvolle overgang van AGS naar DMS. 

1. Nieuwe aangiftegegevens paraat

Voor het doen van een douaneaangifte in DMS heb je andere aangiftegegevens nodig, zoals factuurwaarde, vergunningsnummers etc. Zorg dat je deze informatie van tevoren hebt verzameld. Hierdoor vermijd je veel frustraties bij het doen van aangiften in DMS. Was je hiervan niet op de hoogte? Kijk dan onze DMS Masterclasses terug voor meer informatie:

• Masterclass DMS Invoer

• Masterclass DMS Uitvoer

Daarnaast adviseren we je ..

• Maak een overzicht met alle benodigde vergunningsnummers per aangifte.
• Maak een tabel met de juiste bescheiden (oude AGS codes versus nieuwe DMS codes).

Zorg dat je hoofdsysteem (ERP / WMS), douanesoftware en interfaces tussen alle systemen DMS-ready zijn voordat je de overstap maakt. Test of alles correct functioneert. Besteed extra aandacht aan de functionaliteit die voor het uitvoeren van jouw werk essentieel is.

3. Doe de juiste kennis op

Zorg dat je kennis opdoet van DMS en wat er allemaal verandert. Dit kan door een (online) training te volgen en door relevante documentatie - zoals die van de Douane - aandachtig door te nemen. Het is belangrijk om voldoende tijd te investeren in het verkrijgen van de juiste kennis voordat je de eerste DMS-aangifte gaat indienen. Hulpmiddelen hiervoor zijn:

• Trainingsvideo DMS Invoeraangiften

• Trainingsvideo DMS Uitvoeraangiften

4. Stel een checklist op

Stel een detailleerde checklist op met alle taken en stappen die je moet uitvoeren voor, tijdens en na de overgang. Dit zorgt ervoor dat je niks over het hoofd ziet. Beschrijf daarin ook de procedures hoe te handelen in het geval je tegen problemen aanloopt. Zodra je aangesloten bent op DMS, verwacht de Douane dat je vanaf dat moment ook al je aangiften in DMS doet.

• Tip! - Zorg ervoor dat jij en je collega's op de hoogte zijn van de nieuwe noodprocedures en hoe je ze op de juiste manier toepast. 

5. Voldoende personeel en minder zendingen

Ervaring leert dat de eerste aangiften in DMS meer in tijd in beslag nemen. Zorg daarom voor voldoende personeel op de dag van de livegang. Hierdoor kan je beter inspelen op onverwachtse situaties. Bedenk van te voren hoeveel aangiften je die dag gaat verwerken en pas de planning daarop aan. Het is erg onprettig wanneer je nog moet wennen aan het nieuwe systeem en er tegelijkertijd druk ontstaat doordat er allerlei zendingen de deur uit moeten.

6. Informeer interne stakeholders

Communiceer regelmatig met je collega's over de overgang en zorg dat iedereen over dezelfde informatie beschikt. Informeer ook andere afdelingen binnen je organisatie, zoals: productie, logistiek, ICT etc. Wanneer iedereen op de hoogte is van de go-live van DMS, kunnen zij daar ook rekening mee houden en waar mogelijk op anticiperen.

7. Ondersteuning

Wijs een collega aan die tijdens de overgang het aanspreekpunt voor alle DMS gerelateerde vragen is, en die indien nodig schakelt met de Nationale Douane Helpdesk en softwareleverancier. Dit voorkomt dat je tijd verliest door vragen te (laten) beantwoorden waarvan het antwoord al bekend is. Check voor je een vraag stelt ook de DMS FAQ van de Nederlandse Douane. 

• FAQ-document van de Nederlandse Douane

8. Begin niet te moeilijk

Feit is dat DMS in vergelijking met AGS veel strenger controleert. Begin daarom met een eenvoudige invoer- of uitvoeraangifte. Zo kan je wennen aan de nieuwe situatie. Doe de eerste aangifte ook ruim van te voren zodat je niet in de knel komt met de daadwerkelijke verscheping.

• Tip! - Bereid je eerste aangiften de dag voor de overstap al voor. Controleer bij het vullen van de aangifte altijd de actuele maatregelen in het Douane Gebruikstarief.  

9. Vier mijlpalen

Neem de tijd om belangrijke mijlpalen met je collega's te vieren, zoals een eerste aangifte die succesvol alle stappen van het DMS aangifteproces doorlopen heeft. Dit helpt bij het opbouwen van een positieve sfeer en erkenning voor het werk dat je samen verzet hebt. 

10. Correcte afronding van AGS

Ben je helemaal over op DMS, vergeet dan niet om je lopende aangiften in AGS correct af te ronden. Daarna is het van essentieel belang om alle (aangifte)gegevens die als bewijslast dienen veilig te stellen. Als aangever heb je namelijk een administratieve bewaarplicht van 7 jaar. Doe dit op een veilige, centrale bestandslocatie die iedereen eenvoudig weet te vinden.

Nu is het jouw beurt

In deze blog hebben we 10 waardevolle tips met je gedeeld die jou helpen een zorgeloze overstap van AGS naar DMS te realiseren. Waarom delen we onze kennis? Het antwoord is simpel: we willen dat je maximaal profiteert van onze expertise en een soepel overgaat naar DMS.

Heb je nog vragen over DMS, de migratie of onze douanesoftware? Aarzel dan niet om contact met ons op nemen. We helpen je graag verder.