Update over het nieuwe douanesysteem DMS [dec]

In het kort

December, de laatste maand van het jaar, markeert ook het einde van de overgang naar het nieuwe Douaneaangiften Management Systeem (DMS). Althans dat was initieel het plan.

Want ondanks de inzet van bedrijven, softwareleveranciers en de Douane, gaan we als Nederland de deadline van 1 januari 2024 voor het overzetten van alle aangevers naar het DMS niet redden. Om logistiek oponthoud te voorkomen heeft de Douane inmiddels een handreiking gedaan naar de aangevers die in tijdnood verkeren. 

In deze blog deelt onze collega John zijn inzichten over de voortgang van het DMS-project en hoe ver we af zijn van het voltooien van dit project. 

Van AGS naar DMS 4.0
Opslag-, invoer- en uitvoeraangiften

Begin december hadden ruim 3.100 aangevers met standaard invoer- en uitvoeraangiften de overstap naar het nieuwe douanesysteem DMS afgerond. Het restant, zo'n 350 aangevers, zal gedurende de laatste weken van dit jaar overgezet worden. 

Aangevers op AGS voldoen niet aan eisen van DWU

In de praktijk blijkt dat sommige aangevers, ondanks hun aansluiting op DMS, nog steeds gebruik maken van AGS voor het insturen van de aangiften. Op dit moment voert de Douane controles uit om te achterhalen welke aangevers dit zijn. Deze aangevers voldoen namelijk niet aan de eisen van het Douane Wetboek van de Unie (DWU) en overtreden daarmee de wet.

• Belangrijk! - Vanaf 1 december 2023 mag een uitvoeraangifte alleen nog maar via DMS gedaan worden. Voor invoeraangiften ligt deadline op 31 december 2023

Het is belangrijk dat elke aangever zo snel mogelijk overstapt op DMS. Bij ons monitoren we nauwkeurig welke van onze klanten nog aangiften indienen op AGS. Vervolgens nemen wij actief contact op met onze klanten en bieden wij indien nodig ondersteuning.

Aangevers die gebruik maken van de vergunning IIAA en die niet in staat zijn om vóór 1 januari 2024 over te stappen op DMS, hebben individuele afspraken met de Douane gemaakt. Dit betreft meestal aangevers die op één en hetzelfde moment naar DMS willen migreren.

DMS controleert de aangifte beter dan AGS

Uit de praktijk blijkt dat met name de eerste aangiften die aangevers indienen door DMS worden afgekeurd. De meeste aangiften worden afgekeurd door onjuiste invulling van bescheiden. 

• Meer weten over het gemak van Stratech Shipment? Lees hier verder.

Van GPA-SPA naar DMS 4.1
Maandaangiften en douane-entrepot

De Douane heeft geluisterd naar de signalen uit de markt. Zij erkennen dat de deadline van 1 januari 2024 voor veel IIAA-vergunninghouders onhaalbaar geworden is. Na overleg met alle betrokken partijen is er daarom een werkwijze tot stand gekomen die vergunninghouders in staat stelt aan te sluiten op DMS na de deadline van 1 januari 2024.

Werkwijze "informele fase"

Voor alle vergunninghouders-IIAA die op 1 januari 2024 nog niet op DMS aangesloten zijn, begint er vanaf die datum een "informele fase". In deze fase krijgen de vergunninghouders extra tijd om te voldoen aan de verplichtingen van het DWU en alle vergunningsvoorwaarden.

Samen met onze klanten hebben we een gedegen plan van aanpak opgesteld. De meeste van hen hebben inmiddels van de Douane een positieve reactie op dit voorstel ontvangen. Zij hebben nu extra tijd gekregen, waardoor ze zorgvuldig en met 100% zekerheid de overstap naar DMS 4.1 kunnen maken.

• Tip! - Bekijk de aandachtspunten voor de overgang naar DMS die vanuit de proeftuin DMS 4.1 zijn gepubliceerd (download hier).
  
  

Uiterste termijn

Om ervoor te zorgen dat de Douane op 1 juli 2024 definitief kan stoppen met AGS, moeten ook alle vergunninghouders IIAA de overstap naar DMS afgerond hebben.

Ons advies aan vergunninghouders is om uiterlijk 1 mei 2024 over te stappen op DMS. Dit advies is gebaseerd op het feit dat de Douane tot juni 2024 de laatste GPA zal accepteren.

Eerste IIAA-vergunninghouder live

De allereerste IIAA-vergunninghouder in Nederland met ketenregeling is begin december op DMS live gebracht. Het indienen van aanbrengberichten verliep succesvol. Echter vanwege technische problemen aan de kant van de Douane, kon er nog geen aanvullende aangifte worden gedaan. Voorlopig gaan de aanvullende aangiften nog via de GPA. De Douane werkt op dit moment hard aan een oplossing. Naar verwachting zal die oplossing er rond 12 december zijn. 

Wij hebben er bewust voor gekozen om niet de rol van proefkonijn voor DMS 4.1 op ons te nemen. Zowel wij als onze klanten hechten veel waarde aan zekerheid en gegarandeerde kwaliteit voordat we IIAA vergunninghouders overzetten. Naar onze mening heeft DMS al te veel tijd en resources opgeëist. Daarom brengen wij onze IIAA-vergunninghouders pas in het eerste kwartaal van 2024 live, wanneer alle kinderziektes uit DMS 4.1 zijn. Zo waarborgen we de kwaliteit en voorkomen dat er nog meer kostbare tijd bij onze klanten verloren gaat.

Dankzij onze uitgebreide ervaring met de testomgeving (BTO) van de Douane, hanteren we de meest zorgvuldige aanpak voor de migratie naar DMS 4.1. Zo hebben we een unieke simulatie testtool ontwikkeld, waarmee je als klant volledige ketentesten kan uitvoeren zonder afhankelijk te zijn van de testomgeving (BTO) van de Douane. 

• Meer weten over onze unieke aanpak voor DMS 4.1? Lees dan hier verder.
  
  

Noodprocedure aanbrengen vergunninghouders-IIAA

Bij een storing in het DMS wordt het melden aan de Douane uitgesteld totdat de storing is opgelost. Hoewel de inschrijving in de administratie wel plaatsvindt, kan het indienen van een aanbrengbericht pas plaatsvinden nadat de storing volledig is verholpen.

Voor aanvullende aangiften is er geen noodprocedure van toepassing. Dit omdat de goederen al ingeschreven zijn in de administratie en dus hun bestemming al hebben bereikt.

• Extra informatie over de noodprocedure DMS voor IIAA vind je hier.
  
  

Naar aanleiding van de laatste bijeenkomsten van de DMS Raad & Daad alliantie, zijn er twee brieven gestuurd aan de staatsecretaris van Financiën, Toeslagen en Douane.

Als antwoord op de brieven zijn we in gesprek geweest op het hoogste niveau met de Nederlandse Douane. Meer over de uitkomsten van dit gesprek lees je in deze blog.